Statistiques automatiques / KPI

Une statistique automatique est une statistique que vous avez créée et qui s'exécute tous les jours, soit manuellement soit par le logiciel service. Ces statistiques peuvent générer des emails, des SMS, des courriers ou des listes pouvant être traitées par les employés.

Les statistiques automatique ne peuvent pas être créées directement, pour en ajouter une il faut utiliser la partie statistiques générales.

KPI est un acronyme pour Key Performance Indicator (En français ICP :indicateurs clés de performance) sont créés part la société Heitz à votre demande pour être exécutés automatiquement.

Le bouton Modifier permet de modifier la statistique sélectionnée et le bouton Supprimer de la supprimer.

Le bouton Editer exécute la statistique sélectionnée comme elle s'exécute lors de la connexion à la gestion clientèle.

Le bouton Procédure affiche la liste des procédure disponibles pour la gestion des statistiques automatiques.

La grille contient les colonnes:

• Utilisé: indique que la statistique est exécutée tous les jours lors que les employés se connectent à la gestion clientèle.
• Service: indique que la statistique est exécutée tous les jours par le service sans aucune intervention humaine.
• Libellé: nom de la statistique.
• Nombre: nombre de clients ayant été sélectionnés pour cette statistique.
• Dernière exécution: date de la dernière exécution de la statistique.

Statistiques automatiques

Configuration

Nom de la statistique: libellé sous lequel apparaîtra la statistique.

La colonne de droite contient la liste des champs sélectionnés en rappel lors de la création des documents.

Onglet Paramètres

Utiliser cette statistique: indique que la statistique est lancée au démarrage de la Gestion Clientèle.

Exécuter par le service: indique que le service va exécuter la statistique tous les jours.

Disponible et Utilisé: listes des différentes formats sous lesquels peuvent être utilisés la statistique automatique. Le logiciel créera la liste des clients par rapport à l’ordre des formats utilisés.

Type de fiche: type de fiche concernée par cette statistique.

Jour de la semaine: jour de la semaine ou la statistique va être exécutée.

Jour, mois: définition du jour et du mois pour l’exécution de la statistique.

Délai: délai en jours entre deux exécutions de la statistique pour une fiche donnée.

Email: liste des emails auxquels seront envoyés le résultat des statistiques lorsque le service les exécute.

Onglet Statistiques

Contient la liste des statistiques ayant servies à construire cette statistique automatique. Ces statistiques peuvent être modifiées ou supprimées mais vous ne pouvez pas en ajouter. S'il manque une statistique vous devez la refaire en passant par le module statistiques générales.

Vous pouvez modifier la liste des champs utilisables pour cette statisque en utilsant les listes Champs disponibles et Champs utilisés.

Lorque vous voulez modifier une statistique la fenêtre suivante apparaît:

Inverser le résultat: inverse le résultat de la statistique.

L'inversion de résultat ne correspond pas à la requête inverse de celle demandée mais aux clients qui ne correspondent pas dans la requête demandée.

Date [1, 2, 3, 4]: ces champs correspondent à l'interval de temps utilisé pour l'exécution des statistiques. Cet interval est basé sur la date courante auquel vous pouvez ajouter ou enlever un certains nombre de périodes.

Les intervalles sont: Date d’exécution, Début de la semaine, Fin de la semaine, Début du mois, Fin du mois, Début du trimestre, Fin du trimestre, Début du semestre, Fin du semestre, Début de l'année, Fin de l’année

Les périodes sont: Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année

Nombre [1, 2, 3, 4]: ces champs permettent de définir les nombres correspondants à la statistique sélectionnée.

Etat: permet de choisir la valeur du paramètre état.

Les deux listes contiennent la liste des données disponibles ou choisies pour la statistique lorsque plusieurs choix sont disponibles (Ex : liste des accès, liste des villes,…)

Onglet Fusion des données

Fusion des données: format de la fusion.

Fichier de fusion: fichier préparé pour la fusion des données. Ce fichier doit comporter les champs de fusion provenant de la liste des champs disponibles.

Le bouton Rechercher permet de rechercher le fichier sur votre ordinateur et le bouton Ouvrir permet d’aller dans le dossier contenant le fichier sélectionné.

Onglet SMS

Heure d’envoi: heure à laquelle vous voulez envoyer vos SMS.

Message SMS: texte du message SMS envoyé. Le message ne doit pas excéder 160 caractères. Vous pouvez utiliser des paramètres sous la forme %Nombre ou nombre est le chiffre correspondant au champ se trouvant dans la liste des champs disponibles.

Dans l’exemple il reste 102 caractères car le paramètre %3 est considéré comme ayant 2 caractères alors qu’il peut avoir jusqu’à 35 caractères (Prénom). Il faut tenir compte de cette différence en estimant la taille moyenne du paramètre employé.

Onglet Email

Message email: texte du message de l’email. Ce texte peut être mis en page grâce au bouton se trouvant dans la barre au dessus de la zone de saisie.

Sujet: sujet de l’email envoyé.

Exécution

Lors de l'exécution de la statistique automatique, la fenêtre suivante s'affiche:

Dans l’exemple suivant : * 683 clients vont recevoir un SMS * 55 clients vont recevoir un email * 112 clients vont recevoir un courrier. Le courrier sera imprimé c'est à vous à l'envoyer. * Et les 7 restants vont être affichés dans une liste que vous devrez traiter.

Le bouton Détail permet d’afficher la liste des clients concernés par le format sélectionné. Les flèches permettent de changer l’ordre des formats.

Heure d’envoi (SMS): permet de définir à quelle heure les SMS vont être envoyés.

Si vous cliquez sur le bouton OK la statistique va s’exécuter en tenant compte de l’ordre des différents formats.

KPI

Modifier

Utiliser cette statistique: indique que la statisque sera exécuter par le service.

Etablissement: permet de sélectionner l'établissement conncerné par la statistique.

Nom de la statistique: nom utilisé dans les listes.

Jour de la semaine, Jour et mois: indique que l'exécution se fait à une date précise ou un jour précis dans la semaine.

Nom du fichier: nom du fichier contenant les résultats. Ce fichier sera envoyé par email ou par FTP. Des jokers sont disponibles pour nommer le fichier.

• %CTR%: nom de l'établissement.

• %AA%: numéro de l'année.

• %MM%: numéro du mois.

• %JJ%: numéro du jour.

• *%JJJ%: jour de l'année.

Envoyer un email: envoi le résultat (fichier) par email à l'adresse indiqué dans le champ email.

Activer la gestion par FTP: dépose le résultat sur un serveur FTP. Les 4 paramètres Serveur, Identifiant, Mot de passe et dossier des ficheirs émis permettent de gérer l'envoi des résultats.

Supprimer

Supprime le KPI sélectionné

Editer

Exécute le KPI sélectionné.

Importer un ou plusieurs éléments

Importe les KPI créés par la société Heitz.