École de natation, aquagym, aquabike, cours collectifs, stages… À la rentrée, les activités reprennent et, avec elles, une période particulièrement dense pour les piscines et centres aquatiques.
Aux usagers habituels qui souhaitent retrouver leur activité et leur créneau s’ajoutent les nouveaux pratiquants. Pour les équipes, il faut alors gérer les demandes, renseigner sur les disponibilités, enregistrer les inscriptions et organiser les capacités d’accueil, souvent sur une période très concentrée.
Dans ce contexte, simplifier le parcours d’inscription et de réinscription permet à la fois de faciliter les démarches des usagers et de réduire la charge administrative des agents. Réservation en ligne, services mobiles et gestion centralisée des activités peuvent contribuer à rendre cette rentrée plus fluide.
1. La rentrée, un moment particulièrement intense pour les inscriptions
Une concentration des demandes en quelques semaines
La rentrée cumule plusieurs mouvements : reprise des activités après la période estivale, réinscription des pratiquants de la saison précédente, arrivée de nouveaux usagers et parfois évolution de l’offre ou des créneaux proposés.
Chaque inscription implique alors plusieurs informations à prendre en compte : activité souhaitée, niveau éventuel, créneau, capacité disponible ou encore situation de l’usager.
Individuellement, ces opérations font partie du fonctionnement normal d’un établissement. Mais leur concentration sur quelques semaines peut rapidement augmenter la charge de travail des équipes d’accueil.
Quand chaque démarche passe par les agents
Cette pression est d’autant plus importante lorsque les usagers doivent systématiquement se déplacer ou contacter l’établissement.
Les appels se multiplient pour connaître les horaires et les places disponibles. Les agents doivent effectuer des vérifications, répondre aux demandes, enregistrer les inscriptions et parfois reporter certaines informations entre plusieurs outils ou supports.
Au-delà du temps mobilisé, ces traitements manuels augmentent également le risque d’erreur ou de ressaisie.
L’enjeu n’est donc pas uniquement de parvenir à traiter davantage d’inscriptions à la rentrée. Il s’agit surtout d’organiser un parcours qui permette de les gérer plus simplement.
2. Permettre aux usagers de réserver plus facilement leurs activités
Donner davantage d’autonomie
Une partie des démarches peut aujourd’hui être réalisée directement par l’usager grâce à la réservation en ligne.
Selon les services et paramétrages proposés par l’établissement, celui-ci peut notamment consulter les activités et créneaux disponibles, effectuer une réservation et retrouver les informations associées à celle-ci.
Le parcours devient alors moins dépendant des horaires d’ouverture de l’accueil et de la disponibilité immédiate d’un agent.
Pour un usager qui connaît déjà l’établissement et souhaite simplement retrouver son activité à la rentrée, cette autonomie prend tout son sens.
Fluidifier le parcours (et l’accueil !)
Cette évolution bénéficie également aux équipes.
Chaque opération réalisée de manière autonome représente potentiellement une sollicitation de moins au guichet ou par téléphone. Les agents peuvent alors consacrer davantage de temps aux situations qui nécessitent réellement leur intervention : renseigner un nouvel usager, accompagner une demande particulière ou gérer un cas spécifique.
La réservation en ligne ne remplace donc pas l’accueil : elle permet de mieux répartir les demandes entre autonomie et accompagnement.
3. HEITZFIT4 : prolonger les services de la piscine sur smartphone
Faciliter l’accès aux services depuis le mobile
Le smartphone fait désormais naturellement partie du quotidien des usagers. Il peut également devenir un point d’entrée vers les services proposés par leur piscine.
Avec HEITZFIT4, l’objectif est de permettre aux usagers d’accéder plus facilement aux services digitaux mis à disposition par leur établissement, notamment autour des activités et des réservations.
Ils peuvent ainsi retrouver depuis leur mobile les informations et fonctionnalités disponibles liées à leur utilisation de l’établissement, sans devoir systématiquement passer par l’accueil physique.
Cette continuité est particulièrement pertinente à la rentrée, lorsque de nombreux usagers cherchent simultanément à organiser la reprise de leurs activités.
La piscine dans la poche de vos usagers
HEITZFIT4 prolonge l’expérience proposée par l’établissement directement sur smartphone. L’application permet de rendre accessibles aux usagers les services digitaux proposés par leur piscine et de faciliter leur autonomie au quotidien.
Pour l’établissement, l’enjeu est double : proposer une expérience plus simple aux usagers tout en limitant les sollicitations sur les opérations pouvant être réalisées en autonomie.
4. Centraliser la gestion des activités avec HEITZ System
Côté établissement : garder la maîtrise de l’organisation
Une expérience simple côté usager nécessite une organisation tout aussi structurée côté établissement.
Avec HEITZ System, les équipes disposent de leur environnement de gestion pour administrer les activités et les éléments nécessaires à leur organisation : paramétrage, créneaux, capacités ou encore suivi des inscriptions et réservations selon la configuration mise en place.
L’établissement conserve ainsi la maîtrise de son fonctionnement tout en proposant davantage d’autonomie à ses usagers.
L’intérêt réside notamment dans l’articulation entre ce qui est administré par les équipes et les services ensuite proposés aux utilisateurs.
Éviter de recréer du travail derrière le digital
Digitaliser un parcours n’a que peu d’intérêt si chaque opération réalisée par l’usager génère ensuite une nouvelle tâche manuelle pour les agents.
L’objectif est au contraire de créer une continuité entre la gestion des activités dans le logiciel utilisé par les équipes, les possibilités de réservation et les services accessibles aux usagers notamment via HEITZFIT4.
Cette logique permet de limiter les ressaisies et de centraliser davantage les informations utiles à l’exploitation.
La simplicité recherchée ne concerne donc pas uniquement l’interface visible par l’usager : elle doit se retrouver jusqu’en back-office.
5. Une rentrée plus fluide pour les usagers comme pour les agents
La digitalisation des inscriptions et réservations répond finalement à deux enjeux complémentaires.
Pour les usagers, elle permet de simplifier les démarches, d’accéder plus facilement aux informations et de gagner en autonomie, sans devoir systématiquement passer par l’accueil pour les opérations courantes.
Pour les équipes, elle permet de réduire certains traitements manuels, de disposer d’une meilleure visibilité sur les inscriptions et de concentrer davantage leur temps sur l’accompagnement des usagers. L’objectif n’est donc pas de supprimer l’interaction humaine.
Au contraire, en automatisant ou en rendant autonomes les démarches qui peuvent l’être, l’établissement peut réserver l’intervention de ses agents aux situations dans lesquelles leur expertise et leur présence apportent réellement de la valeur.
Faire de la rentrée un parcours, pas une succession de démarches
La rentrée restera nécessairement une période intense pour les piscines et centres aquatiques. Mais une forte concentration des inscriptions ne doit pas nécessairement entraîner une concentration équivalente des démarches à l’accueil.
En combinant gestion des activités, réservation et services digitaux accessibles aux usagers, les établissements peuvent progressivement construire un parcours plus simple et mieux répartir la charge entre autonomie des pratiquants et accompagnement par les équipes.
Pour l’usager, cela signifie retrouver plus facilement son activité et effectuer ses démarches. Pour les agents, cela signifie moins de traitements répétitifs et davantage de temps consacré aux demandes qui nécessitent réellement leur intervention.
Une rentrée plus fluide commence finalement bien avant le premier cours : dès l’inscription.
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