Google, Meta, bouche-à-oreille, communication locale… Générer des contacts est une première étape. Encore faut-il savoir ce qu’ils deviennent une fois qu’ils ont manifesté leur intérêt pour votre club.
Combien de prospects avez-vous réellement enregistrés ? Combien ont réalisé une séance d’essai ? Combien sont finalement devenus clients ? Et quels canaux ou actions commerciales contribuent le plus à ces transformations ?
HEITZ System permet de structurer ce suivi à partir des données enregistrées dans la solution. L’objectif principal est de rendre exploitable le parcours commercial une fois le prospect entré dans l’écosystème du club.
1. Bien enregistrer ses prospects pour commencer à mesurer
Tout commence par la création de la fiche prospect. Sur la dernière version Web de HEITZ System, la création d’une nouvelle fiche a été simplifiée pour permettre aux équipes d’enregistrer rapidement un nouveau contact.
Outre les informations indispensables à l’identification du prospect, l’établissement garde la main sur les données qu’il souhaite collecter : adresse email, numéro de téléphone, date de naissance, profession, adresse, civilité… Certaines informations peuvent également être définies comme obligatoires selon la configuration retenue.
Mais pour analyser l’efficacité de son acquisition, une autre possibilité est particulièrement intéressante : les paramètres personnalisés.
Ils permettent d’associer aux fiches des informations adaptées aux besoins propres de chaque établissement. Il est par exemple possible de créer un paramètre « Comment nous avez-vous connu ? » avec différentes réponses correspondant aux principaux canaux d’acquisition : Google, Instagram, publicité, recommandation, proximité géographique, événement…
Cette fonctionnalité permet d’adapter la qualification des prospects aux informations que le club souhaite réellement exploiter, sans se limiter aux données standards d’une fiche.
Une campagne peut générer beaucoup de visibilité. Pour savoir si elle génère réellement des opportunités commerciales, encore faut-il conserver la trace de l’origine des prospects qu’elle apporte.
Un paramètre simple qui peut changer votre analyse
Demander systématiquement « Comment nous avez-vous connu ? » permet progressivement de rapprocher vos actions d’acquisition des prospects réellement enregistrés dans votre club. L’essentiel est ensuite d’utiliser des réponses homogènes pour disposer d’une donnée exploitable.
2. Intégrer la séance d’essai au parcours du prospect
Dans de nombreux clubs, la séance d’essai constitue une étape déterminante entre la prise de contact et l’achat d’un abonnement. Elle gagne donc à faire partie du parcours enregistré dans HEITZ System.
Ainsi, une séance d’essai peut être attribuée directement au prospect. Elle lui donne un crédit de réservation, que l’établissement peut ensuite utiliser pour enregistrer sa participation à une activité. Ce fonctionnement permet de conserver une continuité entre la fiche créée lors du premier contact et l’expérience réalisée dans le club.
Selon l’organisation commerciale retenue, d’autres parcours peuvent également être construits. Un établissement peut par exemple proposer sur son magasin en ligne un article « séance d’essai » gratuit réservé aux prospects et permettant la réservation.
L’essentiel reste de conserver une logique commune : rattacher autant que possible les différentes étapes à une même fiche afin de disposer ensuite d’un historique exploitable.
3. Conserver la continuité entre prospect et client
Lorsqu’un prospect réalise son premier achat, sa fiche évolue naturellement vers le statut de client dans HEITZ System.
L’intérêt se situe surtout dans la continuité des informations déjà collectées. Le club ne repart pas de zéro au moment de l’inscription : les données renseignées pendant la phase de prospection restent associées à la fiche devenue cliente.
La date de création permet ainsi de retrouver l’entrée initiale du prospect dans la base, tandis que sa conversion vient compléter son parcours. D’autres informations restent également consultables, notamment son historique financier, ses achats ou encore les accès et séances associés à sa fiche.
Les données recueillies pendant la prospection ne perdent donc pas leur utilité après l’inscription. Elles permettent au contraire de reconstituer et d’analyser le chemin parcouru avant la conversion.
4. Mesurer la transformation des prospects
Une fois les fiches correctement renseignées, HEITZ System permet de passer du suivi individuel à une lecture plus globale de la performance commerciale.
Les statistiques permettent notamment d’identifier le nombre de prospects créés sur une période donnée et le nombre de prospects devenus clients. Les statistiques dédiées à la conversion permettent ensuite d’analyser ces transformations.
Le taux de transformation met en relation le nombre de prospects convertis avec le nombre de prospects enregistrés sur la période. Il apporte ainsi une lecture plus pertinente que le seul volume de contacts générés.
Cette analyse peut également être affinée par commercial. Lorsqu’un commercial est correctement associé à la fiche prospect, HEITZ System peut restituer sa performance de conversion.
Une distinction importante doit toutefois être faite entre le commercial associé au prospect et le vendeur qui réalise finalement la vente. Il ne s’agit pas nécessairement de la même personne.
Cette distinction permet d’aller au-delà d’un simple « combien avons-nous vendu ? » pour mieux comprendre la capacité de l’organisation commerciale à transformer les opportunités générées.
5. Des statistiques fiables commencent par une donnée fiable
La qualité de ces analyses dépend directement de la qualité des informations renseignées dans HEITZ System.
Prenons l’origine du prospect. Si un collaborateur renseigne « Instagram », un autre « Réseaux sociaux », un troisième « Insta » et qu’un quatrième ne renseigne aucune information, une même source d’acquisition se retrouve représentée de plusieurs manières. Au moment d’analyser les résultats, la donnée devient beaucoup moins facile à exploiter.
Même logique pour l’attribution commerciale : si le club souhaite analyser la transformation par commercial, l’information associée aux prospects doit être renseignée et utilisée de manière cohérente par les équipes.
La solution consiste donc à définir quelques règles simples : déterminer les informations réellement utiles au pilotage, harmoniser les valeurs utilisées et rendre obligatoires les données indispensables lorsque la configuration le permet.
Il n’est pas nécessaire de demander vingt informations à chaque nouveau prospect. Quelques données correctement choisies et renseignées de manière constante seront généralement plus utiles qu’une fiche très détaillée mais remplie de façon aléatoire.
HEITZ System fournit les statistiques à partir des informations qui lui sont transmises. Plus la saisie est structurée, plus la lecture de la performance commerciale devient pertinente.
De l’acquisition à la conversion : garder le fil
Générer du trafic local qualifié ne s’arrête pas au clic sur une publicité ou à l’arrivée d’un prospect dans votre établissement. L’enjeu est de conserver le fil entre la prise de contact, l’essai et la transformation en client.
En structurant correctement les fiches prospects, leur origine, leurs essais et leur attribution commerciale dans HEITZ System, vous disposez d’une base exploitable pour mieux comprendre vos conversions et évaluer vos actions d’acquisition.
L’objectif n’est pas de collecter toujours plus de données, mais de savoir d’où viennent vos prospects et ce qu’ils deviennent.
